Privacybeleid
Laatst bijgewerkt: 12 januari 2026
Dit privacybeleid legt uit hoe DigiFist BV (BE 0769.399.149), Zonnekinddreef 7, 2920 Kalmthout, België (“DigiFist”, “wij”, “ons”, “onze”) persoonsgegevens verzamelt en verwerkt in verband met Galantis en zijn subdiensten (inclusief “Galantis Connect”, “Galantis WhatsApp”, “Galantis Marketing”) (samen, de “Diensten”).
Dit beleid is bedoeld om (1) u controle en transparantie te geven en (2) te beschrijven wat wij verzamelen, waarom, hoe lang we het bewaren en welke rechten u kunt uitoefenen.
BELANGRIJK: Galantis stelt zakelijke klanten in staat om hun eigen contacten via WhatsApp te berichten via Meta’s WhatsApp Business Platform. In die context kan DigiFist bepaalde persoonsgegevens verwerken namens onze zakelijke klanten.
1. VOOR WIE DIT BELEID GELDT
Dit beleid is van toepassing op:
1.1 Zakelijke gebruikers / bevoegde gebruikers: personen die namens een zakelijke klant een Galantis-account aanmaken of gebruiken.
1.2 Eindontvangers: personen van wie de gegevens door onze klanten in Galantis worden geüpload/beheerd en die berichten van die klanten kunnen ontvangen.
1.3 Website- en ondersteuningsinteracties: personen die onze websites bezoeken, contact opnemen met support of op een andere manier met ons communiceren over de Diensten.
2. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE VS. VERWERKER (AVG-ROLLEN)
2.1 Wanneer DigiFist optreedt als een verwerkingsverantwoordelijke
Wij treden op als een “verwerkingsverantwoordelijke” voor persoonsgegevens met betrekking tot:
- accountaanmaak en -beheer (naam, e-mail, rol, inloggegevens),
- facturering en contractering,
- ondersteuningscommunicatie,
- beveiligingslogboeken en productanalyses voor de werking van onze Diensten.
2.2 Wanneer DigiFist optreedt als een verwerker
Wij treden doorgaans op als een “verwerker” voor Klantgegevens die onze zakelijke klanten in de Diensten uploaden of genereren over Eindontvangers (bijv. telefoonnummers, doelgroepkenmerken, berichtinhoud, opt-instatus, gespreksmetadata). In deze gevallen is onze zakelijke klant doorgaans de “verwerkingsverantwoordelijke” en bepaalt die de doeleinden en middelen van de verwerking.
Als u een Eindontvanger bent en rechten wilt uitoefenen met betrekking tot gegevens die een bedrijf u heeft gestuurd, moet u eerst dat bedrijf (de verwerkingsverantwoordelijke) contacteren. Wij zullen onze klant bijstaan zoals wettelijk vereist.
3. PERSOONSGEGEVENS DIE WIJ VERZAMELEN
3.1 Gegevens die u verstrekt (Zakelijke gebruikers / klanten)
- Identiteits-/contactgegevens: naam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer (indien verstrekt), functietitel, bedrijfsnaam.
- Account- en toegangsgegevens: inloggegevens (veilig opgeslagen), rollen/rechten, authenticatietokens.
- Contract- en facturatiegegevens: factureringsgegevens, betalingsstatus, transactiereferenties, correspondentie.
- Ondersteuningsgegevens: berichten die u naar support stuurt, bijlagen, configuratiedetails.
3.2 Klantgegevens verwerkt in de Diensten (vaak als verwerker)
Afhankelijk van hoe klanten Galantis gebruiken, kan dit het volgende omvatten:
- Contactgegevens van eindontvangers: telefoonnummers, namen, segmentatietags/-kenmerken.
- Berichtegegevens: berichtinhoud die door de klant wordt opgesteld/verzonden, sjabloonidentificaties, tijdstempels, leverings-/interactie-metadata.
- Voorkeursgegevens: opt-in-/opt-outstatus en onderdrukkingslijsten (zoals geconfigureerd door de klant).
3.3 Gegevens die we automatisch verzamelen (gebruik- en apparaatgegevens)
- Technische identificatiegegevens: IP-adres, apparaattype, browsertype/-versie, besturingssysteem.
- Gebruiksgegevens: gebruikte pagina's/schermen, uitgevoerde acties, logs, foutrapporten, prestatiestatistieken.
- Cookies en gelijkaardige technologieën: gebruikt voor authenticatie, beveiliging, voorkeuren en analyses (zie ons Cookiebeleid of de cookiebanner waar van toepassing).
3.4 Gegevens van derden
- Meta / WhatsApp Business Platform kan leveringsstatus, gespreksgebeurtenissen of andere metadata verstrekken die noodzakelijk zijn voor berichtgevingsworkflows.
- Integratiepartners (CRM/e-commerce) kunnen gegevens naar Galantis doorsturen als de klant dergelijke integratie inschakelt.
4. WAAROM WE PERSOONSGEGEVENS GEBRUIKEN (DOELEINDEN)
Wij verwerken persoonsgegevens voor:
4.1 Het leveren en exploiteren van de Diensten (accountprovisioning, authenticatie, het leveren van functies).
4.2 Beheer van de klantrelatie (contractering, onboarding, facturatie, ondersteuning).
4.3 Beveiliging en preventie van misbruik (fraudedetectie, rate limiting, handhaving van beleidsregels).
4.4 Naleving van wettelijke verplichtingen (boekhouding, belastingen, reageren op rechtmatige verzoeken).
4.5 Verbetering van onze Diensten (analyses, foutopsporing, productprestaties, functieplanning).
4.6 Marketing naar zakelijke contacten (waar toegestaan): klanten/prospects informeren over updates en aanbiedingen van DigiFist/Galantis, in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving en het recht om zich af te melden.
5. WETTELIJKE GRONDSLAGEN (AVG)
Wanneer DigiFist optreedt als verwerkingsverantwoordelijke, baseren wij ons op:
5.1 Uitvoering van de overeenkomst: om de Diensten en ondersteuning te leveren.
5.2 Gerechtvaardigde belangen: om ons bedrijf en de Diensten te beveiligen, te beheren en te verbeteren (afgewogen tegen uw rechten).
5.3 Wettelijke verplichtingen: boekhoudkundige/fiscale en nalevingsverplichtingen.
5.4 Toestemming: voor bepaalde marketingcommunicaties of cookies waar vereist; u kunt uw toestemming intrekken.
Wanneer DigiFist optreedt als verwerker, is de verwerking gebaseerd op de instructies van de klant en diens rechtsgrond als verwerkingsverantwoordelijke.
6. HOE WIJ PERSOONSGEGEVENS DELEN
Wij verkopen uw persoonsgegevens niet. Wij delen persoonsgegevens alleen wanneer nodig, waaronder:
6.1 Gelieerde ondernemingen en rechtsopvolgers binnen de DigiFist-groep/-structuur, voor de hier beschreven doeleinden.
6.2 Dienstverleners/subverwerkers (bv. hosting, analyse, beveiliging, tools voor klantondersteuning) onder contractuele geheimhoudings- en gegevensbeschermingsverplichtingen.
6.3 Meta / WhatsApp Business Platform en gerelateerde aanbieders voor berichtbezorging en gerelateerde functionaliteit (zoals vereist om WhatsApp-berichtmogelijkheden te bieden).
6.4 Integratiepartners die door de klant worden ingeschakeld (op instructie van de klant).
6.5 Wettelijke bekendmakingen: wanneer vereist door wet, regelgeving of een geldig juridisch proces, of om rechten, veiligheid en beveiliging te beschermen.
6.6 Met uw toestemming of op uw instructie.
7. INTERNATIONALE DOORGIFTEN
Onze klanten en dienstverleners kunnen actief zijn in meerdere landen. Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, nemen wij passende waarborgen in acht zoals vereist door de toepasselijke wetgeving (bijv. contractuele waarborgen en andere mechanismen).
8. Bewaring
8.1 We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de hierboven beschreven doeleinden, daarna verwijderen of anonimiseren we deze, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.
8.2 Gegevens met betrekking tot accounts, contracten en facturering mogen worden bewaard voor de duur van de contractuele relatie en daarna voor zover vereist voor wettelijke verplichtingen (inclusief boekhouding/belastingen).
8.3 Klantgegevens (gegevens van de eindontvanger) worden bewaard overeenkomstig ons contract met de klant en de configuratie van de klant, onder voorbehoud van technische beperkingen (bv. back-ups) en wettelijke verplichtingen.
9. BEVEILIGING
We implementeren passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, misbruik, wijziging of vernietiging. Geen enkele beveiligingsmaatregel kan echter absolute beveiliging tegen alle bedreigingen garanderen.
10. KINDEREN / MINDERJARIGEN
De Diensten zijn bedoeld voor zakelijk gebruik en worden niet rechtstreeks aan kinderen aangeboden. We verzamelen niet bewust persoonsgegevens van kinderen jonger dan 18 jaar in verband met de Diensten.
11. UW RECHTEN
Onder voorbehoud van de toepasselijke wetgeving, kunt u mogelijk het recht hebben om:
- geïnformeerd te worden over de verwerking,
- inzage te krijgen in uw persoonsgegevens,
- rectificatie te vragen,
- gegevens te laten wissen (“recht op vergetelheid”),
- de verwerking te beperken,
- gegevensoverdraagbaarheid (indien van toepassing),
- bezwaar te maken tegen de verwerking (vooral wanneer deze is gebaseerd op gerechtvaardigde belangen),
- uw toestemming in te trekken (wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming),
- een klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit.
Als u een Eindontvanger bent, moeten veel verzoeken met betrekking tot rechten worden gericht aan de onderneming die contact met u heeft opgenomen (de verwerkingsverantwoordelijke). Wij zullen die onderneming ondersteunen zoals vereist.
12. HOE UW RECHTEN KUNT UITOEFENEN / CONTACT
Om rechten uit te oefenen in verband met de verwerking door de verwerkingsverantwoordelijke van DigiFist (bijv. uw Galantis-adminaccount), neem contact met ons op via het contactformulier op onze website en vermeld “Galantis Privacyverzoek”.
U kunt ons ook per post bereiken op:
support@digifist.com
DigiFist BV (BE 0769.399.149)
Zuidervelodroom 100
2018 Antwerp
Belgium
We kunnen een bewijs van identiteit verlangen voordat we verzoeken afhandelen.
13. LINKS NAAR ANDERE WEBSITES / DIENSTEN VAN DERDEN
De Diensten kunnen linken naar of integreren met Diensten van derden. Wij zijn niet verantwoordelijk voor hun privacypraktijken. Bekijk hun beleid voordat u die diensten gebruikt.
14. WIJZIGINGEN IN DIT BELEID
We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken om juridische, regelgevende of operationele wijzigingen weer te geven. Als de wijzigingen aanzienlijk zijn, kunnen we aanvullende kennisgeving geven (bijvoorbeeld binnen de Diensten of via e-mail). De datum ‘Laatst bijgewerkt’ geeft aan wanneer het voor het laatst is herzien.
